TELEPHONING

“ Making and receiving telephone calls ”

  

In this chapter you will learn how to make a good impression over the telephone by being polite, professional and clear in your conversations, Telephone etiquette in a business environment is different to informal conversations that you might have with your friends or family. There are certain ways in which you should approach these types of exchanges given that the person you are talking to cannot see you. You are therefore relying solely on creating a good impression using your voice, so the way that you speak and the words that you use are very important. A useful tip is to slow down when you speak which makes you clearer. You will notice that people have their own telephone styles and tend to answer the telephone in different ways. Some people simply say their names, others say ‘Hello’ and front of house personnel, such as receptionists or other telephone operators will often say the company’s name.

Performance criteria

1.      Make calls, you must be able to :

Ø  Identify the purpose of the call

Ø  Obtain the name and numbers of the person to be contacted

Ø  Make contact with the person

Ø  Communicate information to achieve the purpose of the call

Ø  Summarise the outcomes of the conversation before ending the call

Ø  Report telephone system faults to the appropriate colleague

2.      Receive calls, you must be able to :

Ø  Answer the telephone according to organizational procedures

Ø  Project a positive image of self and the organization

Ø  Identify the caller. Where they are calling from and what they need

Ø  Provide accurate and up-to-date information to callers while protecting confidentiality and security

Ø  Take and pass on messages according to caller’s needs

Ø  Deal with problems in handling calls, referring to the appropriate person where necessary

For example dialogue :

Shanti: Hello, CV Bumi Indonesia is here.

Adrian: Hello I am Adrian. I am wondering to know whether your company offers a job for marketing or not?

Shanti: Yes, we provide jobs vacancy for marketing. Do you want to apply for that job?

Adrian: Yes, I want to apply on that job. What should I prepare?

Shanti: You have to bring your Curriculum Vitae and a job application letter. You can collect the details by the end of this month, December 31.

Adrian: Are just a CV and a job application letter that should I bring? Do I need anything else?

Shanti: You need quite a lot of requirements that must be met. To get more information, you can visit the website on www.bumiindonesia.co.id and get the requirements that must be completed.

Adrian: Well, I understand that I need to do.

Shanti: Is there anything else that I can help?

Adrian: No. Thank you.

Shanti: You’re welcome.

Daftar Pustaka:

http://www.caramudahbelajarbahasainggris.net/2014/07/dialog-atau-percakapan-bahasa-inggris-di-telepon-kantor-dan-artinya.html

PRESENTING

PRESENTING

GIVING A FORMAL PRESENTATION

Presentasi Formal

Presentasi memberi Anda kesempatan untuk berbagi dan menerima umpan balik mengenai gagasan dan temuan penelitian Anda. Halaman ini menawarkan panduan dasar untuk mengatur, merancang, dan menyampaikan presentasi formal.

Mengatur Presentasi

Sebagian besar presentasi memiliki tiga bagian yang berbeda: Pendahuluan, Tengah, dan Kesimpulan.

Draf Pendahuluan.

Berpikir seperti seorang jurnalis: pendahuluan harus menjelaskan "siapa, apa, kapan, di mana, dan mengapa" penelitian Anda. Tengah akan menjelaskan "bagaimana." Judul slide Anda akan menyampaikan banyak informasi ini. Gambar 1 menunjukkan slide judul yang mencakup "siapa, apa, dan di mana." Pastikan Anda memperhatikan ukuran font dan kontras warna sehingga nama Anda terlihat. Juga, jelaskan nama universitas dan departemen Anda meskipun mungkin sangat jelas. Jika Anda menerima dana eksternal untuk penelitian Anda, slide judul Anda harus mengidentifikasi sumber dukungan Anda. Pada tahap ini, perhatikan Pendahuluan Anda sebagai draft kasar. Anda akan merevisinya nanti.

Berkonsentrasi pada Tengah dan Kesimpulan.

Bayangkan diri Anda di akhir presentasi Anda. Apa sebenarnya yang Anda ingin penonton pelajari, atau ambil? Pakar teknik menyarankan agar Anda fokus pada 3-5 poin per presentasi (Doumont, 2009). Namun pada sebuah konferensi yang sibuk, kebanyakan dari kita secara realistis hanya dapat mengingat pokok pembicaraan masing-masing pembicara (Alley, 2003, 153.). Prioritaskan poin Anda sesuai urutan kepentingan. Pastikan semua informasi yang Anda masukkan di bagian Tengah presentasi berkontribusi pada poin terpenting; terlalu banyak detail yang tidak perlu akan menutupi informasi penting. Pilihlah data visual yang paling persuasif untuk digunakan sebagai bukti pendukung.

Atur argumen dan dukungan Anda.

Pertama, hindari komputer Anda (Grant, 2010). Sebagai gantinya, tuliskan poin Anda pada kartu catatan dan atur kartu, sehingga Anda bisa melihat keseluruhan struktur sekilas dan membuat perubahan dengan cepat. Jika Anda memulai pekerjaan ini pada perangkat lunak presentasi, Anda berisiko membuang waktu pada detail desain slide. Proses ini juga akan membantu menghilangkan informasi yang tidak perlu yang tidak mendukung poin utama Anda. Ini akan lebih awal untuk membuang kartu nama yang Anda tuliskan daripada menghapus slide yang membawa Anda satu jam untuk menyempurnakannya.

Pengulangan membantu Anda untuk menekankan informasi penting. Jika Anda ingin penonton mengingat suatu hal, hindarilah hal itu lebih awal, sampaikan informasinya sejelas mungkin, dan ulangi poin Anda dalam kesimpulan.

Merancang Slide

Sebagai sarjana, Anda biasanya menggunakan PowerPoint untuk desain slide Anda, tapi Anda harus tahu keterbatasannya. Ingat tiga prinsip:

Slides harus mendukung pesan Anda, bukan bertindak sebagai pengganti. Jika Anda menonton pembicaraan di Ted.com Anda akan melihat bahwa fokusnya adalah pada pembicara, bukan slide. Tonton Dr. Kristina M. Johnson (Gambar 2), seorang insinyur dan mantan Sekretaris Energi, diskusikan Ekonomi Energi Bersih selama 20 menit di Institut Urusan Internasional dan Eropa. Kami tidak butuh slide untuk mengerti apa yang dia katakana.

Presentasi visual dan laporan tertulis berbicara dalam bahasa yang berbeda . Dengan kata lain, jangan hanya memotong-dan-menempelkan kata-kata dan ilustrasi dari laporan Anda ke slide. Pertimbangkan bagaimana audiens presentasi Anda berbeda dari pembaca Anda, dan bagaimana Anda bisa menggunakan bahasa presentasi visual untuk keuntungan. Gambar 3 menunjukkan slide lain dari presentasi siswa yang ditampilkan di atas pada Gambar 1. Di sini, para penulis menunjukkan sekilas bagaimana faktor pengambilan keputusan (dalam warna biru) sesuai dengan tujuan mereka yang lebih spesifik dalam merancang fasilitas produksi.

Biarkan slide tetap sederhana. Semakin kompleks materi Anda, semakin mudah Anda membuat presentasi untuk pembaca. Seperti yang dikatakan oleh Doumont, "maksimalkan rasio signal-to-noise" (2010). Ahli saraf Stephen Kosslyn mengamati bahwa "anggota audiens biasanya hanya menangani empat 'unit perseptual' (satu kata, frase atau gambar) pada satu waktu" (Grant, 2010). Hindari daftar peluru panjang, diagram alir kompleks, dan tabel yang penuh dengan detail halus. Perhatikan ukuran kata dan gambar. Alley merekomendasikan menjaga sisi font tidak lebih kecil dari 18 poin (2003, 116).

Mempraktikkan Pengiriman

Pembicara publik, politisi, dan aktor profesional merasa gugup sebelum melangkah ke atas panggung, jadi mengapa tidak? Diperdebatkan, beberapa tingkat "kegugupan" bekerja untuk keuntungan Anda karena membuat Anda waspada dan memberi energi pada kinerja Anda. Meski begitu, belajar menyalurkan energi itu butuh waktu dan latihan. Pengiriman bisa membuat atau menghancurkan presentasi, jadi mulailah merencanakannya lebih awal. Siapkan pengiriman anda sebagai berikut:

1.      Buat kartu catatan. Bahkan jika Anda diminta untuk "menyajikan sebuah makalah," jangan rencanakan untuk membaca keseluruhan kertas dengan suara keras. Buat garis besar pada kartu, dengan jelas menyebutkan poin utama. Pastikan Anda mengetahui sumber untuk semua informasi Anda. Jika Anda menggunakan perangkat lunak presentasi, sumbernya harus dikutip pada slide. Jika tidak, daftarkan sumber pada kartu catatan Anda. Anda mungkin dipanggil pada sumber Anda selama periode Question and Answer.

2.      Berlatih di depan teman- bukan hanya cerminnya. Sungguh menakjubkan seberapa cepat otak Anda akan mengabaikan 10 jam berlatih yang Anda lakukan di rumah saat berhadapan dengan manusia lain. Pemirsa sejati, betapapun kecilnya, akan membantu memberi Anda perasaan "saraf" yang akan Anda alami dan mengingatkan Anda untuk menghilangkan kejelasan atau kekurangan desain pada slide Anda. Berlatih menjaga kontak mata sebanyak mungkin. Berlatih dua kali, dan perhatikan perbaikan Anda. Jika Anda berbicara dengan lembut, praktikkan di ruang kuliah terbesar mungkin. Mintalah seorang teman untuk duduk di barisan belakang sehingga Anda bisa mempraktikkan proyeksi suara.

3.      Kunjungi lokasi jika memungkinkan. Untuk presentasi di kampus, Anda harus bisa mengunjungi ruangan terlebih dahulu. Perhatikan ukuran ruangan dan di mana Anda akan berdiri. Jika Anda hadir di aula perkuliahan yang besar, periksa slide Anda untuk jarak pandang dari barisan belakang. Uji proyektor dan kontrol layar dan atur dukungan teknis jika perlu.

4.      Ingat hukum Murphy . Siapkan laptop Anda untuk mogok, agar lampu proyektor bisa meledak, agar pasangan tidak muncul. Jika Anda mempresentasikan di luar Universitas, siapkan rencana cadangan untuk menyampaikan pembicaraan Anda dari ingatan, dengan handout.

5.      Mengantisipasi pertanyaan dan tantangan . Bersiaplah untuk menguraikan masing-masing poin utama. Bersiaplah untuk mendukung sumber, metode, dan kesimpulan Anda tanpa tampil bersikap defensif. Jika Anda tidak tahu jawabannya, katakan begitu.

DAFTAR PUSTAKA

Alley, Michael (2007). Kerajinan Presentasi Ilmiah. Diakses pada 23 November 2017 dari http://www.craftofscientificpresentations.com

Doumont, Jean-Luc (2009). "Pohon, peta, dan teorema" dari Principiae: Penataan Pikiran . Diakses pada 23 November 2017 dari http://www.principiae.be/

Grant, Bob. (3 Jan., 2010). "Pimp Your PowerPoint." Ilmuwan. Diperoleh 23 November 2017 dari http://www.the-scientist.com/article/display/57186/

Johnson, Kristina M. (8 Juli, 2010). "Menumbuhkan Ekonomi Energi Bersih." Alamat Institut Urusan Internasional dan Eropa. Diakses pada 23 November 2017 dari http://www.youtube.com/watch?v=Jgj1tkJfXaA

Marshall, Melissa. (2010). Menjadi Presenter Teknik dan Sains yang Efektif . Diakses pada 23 November 2017 dari http://www.engr.psu.edu/speaking/Visual-Aids.html

Olivo, Richard (2003-2006). "Alternatif Fleksibel untuk PowerPoint." Derek Bok Pusat Pengajaran dan Pembelajaran. Diakses pada 23 November 2017 dari http://isites.harvard.edu/fs/html/icb.topic58474/notPPT.html

Ramage, John D. dan Bean, John C. (1995). Menulis Argumen: Retorika dengan Bacaan . Ed. Boston: Allyn dan Bacon.

COVER LETTER & CURRICULUM VITAE

COVER LETTER & CURRICULUM VITAE

Jakarta, October 26th, 2017

Attention To:

HRD

PT.PLN (Persero)

Trunojoyo Blok M-I No.135, RT.6/RW.2, Melawai, Kebayoran Baru, RT.6/RW.2, Melawai, Kebayoran Baru. South Jakarta. DKI Jakarta. Indonesia

Dear Sir/Madam,

On this good opportunity, I would like to apply my application in your company. My name is Abdurrahman, 20 years old, male, single, energetic and healthy. I graduated from SMA Diponegoro 1 on juni 2015. I would like to have career to expand my experience.

My personality as a hard worker and want to learn more type of person. I will be very appreciated if you could give in opportunity to work in your company.

Herewith I enclose my curriculum vitae, which will give details of my qualification.

I hope my qualifications and working experiences could be your consideration and look forward to your reply.

Sincerely yours,

Abdurrahman

Phone : 085817276***

Kayu Manis V Baru, Matraman

East Jakarta

CURRICULUM VITAE

1.     Personal detail

Name                    : Abdurrahman

Addres                 : Kayu Manis V Baru, Matraman, East Jakarta

Postal cod            : 13130

Phone number      : 085817276***

Email                    :  Rahmannn26@gmail.com

Gender                 :  Male

Date of birth         : September 26th, 1997

Marital status       :  unmarried

Nationality           :  Indonesia

Religion                :  Moslem

2.     Education Story

Instution/School	Period
SDN 17 PG	2003-2009
ISLAMIC JHS NURUL HIKMAH	2009-2012
SMA DIPONEGORO 1 RAWAMANGUN	2012-2015

3.     Job Experience

·        November – December 2016   : Driver at Grabbike

4.     Computer skills

·        Internet marketing

·        Microsoft Office

·        Movie maker

·        Dea 4

·        MYOB

·        Zahir Accounting

5.     Personality

Good attitude, communicative, discipline, responsible, and hard worker.

Introduction

       Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh. Hello everyone, my name is Abdurrahman, you can call me rahman. I live in kayu manis 5 baru, matraman, east Jakarta. I was born at 26^th September 1997. I am youngest child from three siblingsm I have 2 sisters, both of them have married and worked. I have hobbies listening to music and fantasize with my mind, that is more than enough.

          My trip to the campus everydays using motorcycle which is Honda vario 150 with the blue color and with plate B4**1TNL. Now I am studying at gunadarma university, world class universities, with a course accounting faculty of economics. My first education at SDN 17pg, and the second Nurul Hikmah Islamic junior high school, and my highschool at SMA Diponegoro 1 Rawamangun, Jakarta timur. The reason why I choose this course because all of my lovely family was accounting too. So I really want graduate or pass early and join to company in BUMN (Badan Usaha Milik Negara).

          Nowadays, my activity is only for university, which is study, and I have another activity which is grab bike, but as time goes by, my account was blocked by grabbike it self.

          I want finish early PI, because I wanna find a job as soon as possible. I want have a great future with lot of experience in my job, after that I wanna buy a house and get merried. My goal I married in 24 or 25 years old, yeah too young I guess, but I can’t wait any longer. In my live, I want  my live is usefull for each other.

          That’s all from me. Just little bit about my self, I hope meaningful for all of you guys, and I hope you all will be succeced. Wassalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh.